Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf certondo.com und app.certondo.com ist FM2 network GmbH, Heuweg 10, 8041 Graz, Österreich. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@certondo.com.

2. Hosting, Server-Logs und Datensicherung

Certondo läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) in Nürnberg, Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website und der App verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser) in Protokollen. Wir nutzen sie nur, um den Betrieb sicherzustellen und Fehler zu finden, und bewahren sie nur so lange auf, wie es dafür nötig ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Datenbank wird täglich automatisch gesichert. Die letzten Sicherungen liegen auf dem Server; vor Updates legen wir zusätzlich eine Sicherung an. Eine Kopie jeder täglichen Sicherung wird verschlüsselt, bevor sie den Server verlässt, und in einem Cloud-Speicher (Google Drive der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) abgelegt. Den Schlüssel zum Entschlüsseln haben nur wir, Google kann die Inhalte nicht lesen. Diese Kopien werden nach 90 Tagen gelöscht. Zweck ist der Schutz vor Datenverlust, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Cookies und Speicherung auf Ihrem Gerät

Technisch notwendig und ohne Einwilligung zulässig (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021 bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG) sind: ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung in der App, ein Cookie für die gewählte Sprache der Website und in der Certondo-App für Smartphones ein Cookie, das die App erkennt. Außerdem speichert die App einige Einstellungen im Browser (z. B. die gewählte Ansicht). Ist „Stempeln ohne Netz“ eingeschaltet, bleiben Stempelungen ohne Internetverbindung auf dem Gerät gespeichert, bis sie an den Server übertragen sind.

Auf der Website certondo.com setzt zusätzlich der Meta Pixel die Cookies _fbp und _fbc (siehe Abschnitt „Meta Pixel und Conversions API“). In der App (app.certondo.com) wird der Meta Pixel nicht geladen.

4. Besucherstatistik der Website (ohne Cookies)

Für eine eigene, einfache Statistik speichern wir bei jedem Aufruf einer Seite der Website und der Registrierung: die Seite, die Sprache, die Domain der Seite, von der Sie kamen, Kampagnenangaben aus dem Link (z. B. utm_source), ob Sie ein Handy oder einen Computer nutzen, und einen Kennwert, der aus IP-Adresse, Browserkennung und dem Datum berechnet wird. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Weil das Datum einfließt, ändert sich der Kennwert jeden Tag, ein Besuch lässt sich also nicht über mehrere Tage verfolgen. Dafür werden keine Cookies gesetzt und keine Daten weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung unserer Website).

5. Meta Pixel und Conversions API

Um den Erfolg unserer Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram zu messen, nutzen wir auf der Website den Meta Pixel und die Meta Conversions API der Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, Irland). Der Pixel wird beim Aufruf der Website geladen und setzt die Cookies _fbp und _fbc und übermittelt Seitenaufrufe sowie Ereignisse wie eine Demo-Anfrage, eine Demo-Buchung, eine Registrierung oder einen Feature-Wunsch an Meta.

Über die Conversions API melden wir diese Ereignisse zusätzlich von unserem Server aus an Meta. Dabei werden IP-Adresse, Browserkennung, die Meta-Cookies und, soweit Sie sie angegeben haben, E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname und Telefonnummer übertragen, diese ausschließlich als Hashwert (SHA-256). Daten aus der Zeiterfassung (Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Mitarbeiterdaten) werden nie an Meta übermittelt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Messung des Erfolgs unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen, z. B. per E-Mail an info@certondo.com. Außerdem können Sie die Cookies in Ihrem Browser blockieren oder löschen und in den Werbeeinstellungen Ihres Meta-Kontos festlegen, welche Werbung Sie sehen.

Für die Erhebung der Daten auf unserer Website und die Übermittlung an Meta sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung dazu finden Sie unter https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Für die weitere Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich. Meta verarbeitet Daten teilweise in den USA auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework. Weitere Informationen: https://www.facebook.com/privacy/policy.

6. Registrierung, Konto und Nutzung der App

Bei der Registrierung verarbeiten wir Rechtsform, gegebenenfalls Firmenname, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und ein von Ihnen gewähltes Passwort (nur als Hash gespeichert). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

In der App verarbeiten wir die Daten, die Ihre Organisation zur Zeiterfassung einträgt: Stammdaten der Mitarbeiter (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Personalnummer, Standort, PIN für die Tablet-Stempeluhr), Arbeitszeiten, Pausen, Notizen, Abwesenheiten, Urlaubskontingente, Sollstunden und daraus berechnete Auswertungen sowie, falls eingeschaltet, Einsatzorte und Tagespauschalen. Damit Änderungen nachvollziehbar sind, speichert Certondo, wer wann was angelegt oder geändert hat.

Für die Daten Ihrer Mitarbeiter sind Sie als Arbeitgeber Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich, um Ihnen Certondo bereitzustellen. Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließen Administratoren direkt in der App unter Einstellungen → Datenschutz & AVV ab; dort lässt er sich jederzeit ansehen und als PDF speichern.

Hat ein Arbeitgeber eingestellt, dass an einem Standort nur vor Ort gestempelt werden darf, fragt der Browser beim Stempeln nach dem Standort des Geräts. Certondo vergleicht ihn mit dem Bereich des Standorts und speichert die Position nicht. Ist das Stempeln auf bestimmte Netzwerke beschränkt, wird ebenso nur die IP-Adresse verglichen und nicht gespeichert.

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir Fehlversuche bei Anmeldung und PIN-Eingabe. Bei auffälligen Ereignissen, z. B. vielen falschen PINs, speichern wir Zeitpunkt, Anzahl und IP-Adresse in einem Sicherheitsprotokoll. Um Kunden zu betreuen und Certondo zu verbessern, speichern wir außerdem je Nutzer, wann eine Sitzung begann und zuletzt aktiv war und wie viele Seiten dabei aufgerufen wurden. Rechtsgrundlage für beides ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Karten in der App laden wir über unseren eigenen Server von OpenStreetMap; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht an OpenStreetMap übertragen. Sucht ein Administrator beim Einrichten eines Standorts nach einer Adresse, senden wir nur den Suchtext von unserem Server an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich; für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission).

7. E-Mail-Versand

E-Mails aus Certondo (Einladungen, Passwort zurücksetzen, Bestätigungen, Benachrichtigungen an Administratoren wie z. B. über neue Anträge, Hinweise zu Testphase und Abo sowie Buchungsbestätigungen) versenden wir über Google Workspace der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dabei werden Empfängeradresse und Inhalt der jeweiligen Nachricht verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Hinweise zur Testphase Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Demo-Anfragen und Terminbuchung

Wenn Sie eine Demo anfragen oder buchen, verarbeiten wir Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Teamgröße und Ihre Nachricht, um den Termin zu vereinbaren und durchzuführen. Gebuchte Termine werden in unserem Google Kalender (Google Workspace) eingetragen; Sie erhalten eine Kalendereinladung mit einem Google-Meet-Link. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die Daten löschen wir nach Abschluss der Demo-Phase, spätestens nach zwölf Monaten, sofern kein Vertrag zustande kommt.

9. Support-Anfragen und Feature-Wünsche

Support-Anfragen aus der App und Feature-Wünsche speichern wir in Certondo, um sie zu bearbeiten: Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten (aus Ihrem Konto bzw. die Angaben, die Sie im Formular machen, z. B. Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Unser Team erhält dazu nur einen Hinweis ohne Inhalt und ohne Kontaktdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Feature-Wünsche ohne Vertrag Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Zahlungsabwicklung

Kostenpflichtige Pläne werden über Stripe Payments Europe Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland) abgerechnet. Zahlungsdaten werden direkt bei Stripe erfasst; wir speichern keine vollständigen Kartendaten. Stripe kann Daten auch in den USA verarbeiten, auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Keine künstliche Intelligenz, keine automatisierten Entscheidungen

Certondo enthält keine Funktionen mit künstlicher Intelligenz und gibt keine Daten an KI-Dienste weiter. Ihre Daten werden weder zum Trainieren noch zum Auswerten durch KI verwendet. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Personenbezogene Daten erhalten nur die oben genannten Dienstleister im jeweils beschriebenen Umfang: Hetzner (Hosting, Deutschland), Google (E-Mail, Kalender, verschlüsselte Datensicherung), Stripe (Zahlungen), Meta (Erfolgsmessung von Werbung, nur Website und Registrierung) und die OpenStreetMap Foundation (nur Suchtexte bei der Adresssuche). Wir verkaufen keine Daten und nutzen Daten aus der Zeiterfassung nicht für Werbung. Übermittlungen in die USA erfolgen nur über die genannten Anbieter auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln.

13. Speicherdauer

Daten Ihrer Organisation speichern wir für die Dauer der Nutzung. Nach Beendigung des Vertrags löschen wir sie innerhalb von 90 Tagen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; verschlüsselte Datensicherungen werden spätestens 90 Tage danach gelöscht. Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren (Excel, CSV und PDF zum Ausdrucken).

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Verarbeitungen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO); eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@certondo.com.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist das die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien; in Deutschland die Aufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes.

Die Angaben bei Registrierung und Nutzung sind für den Vertrag erforderlich; ohne sie können wir Ihnen kein Konto bereitstellen.

15. Sicherheit

Alle Verbindungen zu Certondo sind per TLS verschlüsselt. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert. Die Daten jeder Organisation sind voneinander getrennt, Zugriffe sind nach Rollen beschränkt, und Datensicherungen verlassen den Server nur verschlüsselt.